¿Cómo gestionar una compañía con equipos remotos?

Souhaitez-vous créer une entreprise virtuelle ? Vous vous demandez comment vous pourriez gérer votre entreprise à distance ? Si vous vous êtes posé l'une de ces questions, nous vous présentons ci-dessous un guide avec quelques conseils pour vous aider à créer et gérer votre entreprise avec le soutien de la technologie.

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À l'ère nouvelle du travail virtuel, la possibilité de diriger et de développer une entreprise sans avoir besoin d'un bureau physique ou de réunions en personne n'a jamais été aussi accessible qu'aujourd'hui. Cependant, si vous envisagez d'explorer cette voie, il est important de disposer de la technologie, des systèmes et des processus appropriés pour réussir.

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Bien qu'il soit possible que vous ayez des besoins spécialisés en fonction du type d'entreprise que vous dirigez (par exemple, gestion des stocks pour le commerce électronique, logiciels de propositions et contrats pour les fournisseurs de services, pour ne citer que deux exemples), il y a certaines choses avec lesquelles tout propriétaire d'une entreprise virtuelle devrait être à jour.

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Exigences pour gérer une entreprise virtuelle

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ESPACE DE TRAVAIL DE QUALITÉ

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Disposer d'un bon espace de travail vous aidera à vous sentir plus organisé et productif. Il est indispensable d'investir dans un équipement de haute qualité. Un ordinateur portable fiable avec une caméra web et un microphone pour passer des appels vidéo, ainsi que toute autre technologie dont vous pourriez avoir besoin pour mener à bien votre entreprise. Comme le travail à distance exige que la plupart des tâches soient effectuées de manière numérique, vous aurez besoin d'une connexion Internet à haute vitesse qui vous permette de travailler de manière efficace et sécurisée.

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De plus, il faut s'assurer d'avoir une bonne illumination, un espace libre de distractions et, si possible, quelques commodités qui rendent la zone de travail plus accueillante. Cela peut être un mini-réfrigérateur, des plantes ornementales ou une console de jeux vidéo pour te motiver pendant tes temps libres tout au long de la journée.

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LOGICIEL OPTIMAL POUR VOTRE ENTREPRISE

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Actuellement, il existe une grande offre de logiciels qui répondent aux besoins les plus variés des entreprises, tant par l'activité productive ou la spécialisation que par le nombre de licences dont elles pourraient avoir besoin. Ci-dessous, nous mentionnerons certaines des catégories de logiciels les plus recommandées pour entreprises 100 % numériques.

1. Logiciel de communication. Comme vous ne serez pas dans un bureau avec vos travailleurs, il est important d'avoir un courrier électronique fiable, un chat, une vidéoconférence et un autre logiciel de communication pouvant héberger ces conversations.2. Logiciel de comptabilité. Vous aurez besoin d'un logiciel pour suivre vos finances, créer des factures, payer les fournisseurs et les employés, etc.3. Logiciel de gestion/collaboration de projets. Pour garder vos clients et votre équipe sur la même longueur d'onde malgré le travail à distance, investissez dans un logiciel de gestion de projets/collaboration de qualité qui organise tous vos fichiers importants.4. Logiciel de RH/recrutement. Gérer une équipe à distance n'est pas facile, mais l'utilisation d'un logiciel de RH/recrutement vous aidera à créer et gérer votre équipe. Une plateforme de haute qualité et très recommandée est celle de Ontop.5. VPN et logiciel de sécurité. Gardez les données de votre entreprise en sécurité en utilisant un réseau privé virtuel (VPN) de confiance pour chiffrer votre trafic web, ainsi qu'un programme antivirus pour tous les appareils liés au travail.

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Le choix du logiciel de votre choix sera largement défini par le type d'entreprise et les ressources dont vous disposez au moment de démarrer votre entreprise ou de passer du modèle traditionnel au numérique. Il est recommandé de commencer par les programmes essentiels pour l'opération, puis d'acquérir le logiciel qui servira à optimiser, automatiser ou améliorer vos activités commerciales. Si vous souhaitez en savoir plus sur la cybersécurité, ce blog vous aidera à avoir un peu plus de contexte.

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Collaborateurs expérimentés

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En plus des bons outils, vous avez besoin de collaborateurs et d'employés qui s'identifient aux objectifs de votre entreprise. Cela inclut la personnalité de la marque, les valeurs et la culture de travail que vous souhaitez développer.

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Il est très important que vous considériez des aspects tels que l'expérience, les compétences numériques et le travail par objectifs comme des exigences fondamentales pour choisir vos collaborateurs.

Créez un processus pour recruter et intégrer (par le biais d'un cours d'induction, par exemple) les employés à distance. Étant donné que vous ne serez pas en personne avec les candidats ou les nouveaux employés, vous devrez créer des mécanismes de recrutement, d'embauche et d'intégration qui garantissent à votre équipe une transition sûre et fluide.

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Vous pouvez réaliser les entretiens et les appels d'intégration via Zoom pour offrir une expérience plus personnelle qui permet à vos employés de se sentir vraiment partie de l'équipe.

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Internal Communication Plan

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Un bon plan de communication interne vous aidera à mieux gérer vos projets et à

maintenir alignés les objectifs de l'entreprise avec ton équipe et les clients.

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Pour être sûr que vous êtes sur la même longueur d'onde avec vos employés à distance, créez un plan concis qui décrit comment vous communiquerez avec vos travailleurs, clients et consommateurs (Slack, e-mail, appels Zoom, appels téléphoniques ou tout ce qui précède), ainsi que le plan pour gérer les projets et établir des objectifs en tant qu'équipe. Assurez-vous d'être cohérent dans ces efforts afin qu'il n'y ait pas de confusions ou de divergences en cours de route.

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Politique de portes ouvertes

Les employés à distance peuvent avoir l'impression de te déranger s'ils te contactent en dehors des heures de réunion prévues, surtout s'ils travaillent dans des fuseaux horaires différents. Pour éviter cela, crée une politique de portes ouvertes, afin que les employés à distance et non à distance se sentent en confiance et en sécurité pour te contacter à tout moment. Même si tu ne peux pas répondre immédiatement, assure-toi que tes collaborateurs sachent que la communication est un point vital pour l'entreprise.

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Stratégies qui vous aideront à gérer vos équipes à distance.

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Créez le type de culture et les compétences de leadership appropriés

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Créer une culture d'entreprise positive est aussi nécessaire qu'important lorsqu'on gère une ou plusieurs équipes à distance. Pour le faire avec des résultats positifs et atteindre les objectifs, il est nécessaire de perfectionner vos compétences en leadership, ainsi que de créer un espace sûr qui permette de poser des questions et de recevoir des commentaires, et même de commettre des erreurs, de la part de vos collaborateurs et employés.

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Il existe de nombreuses compétences qui peuvent faire de vous un meilleur leader, mais la plus importante se résume en une phrase : prêchez par l'exemple. Il est également très utile de prendre en compte les qualités et valeurs entrepreneuriales suivantes :

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N'oubliez pas de tenir compte des différences de fuseaux horaires, de vérifier que tous les employés sont présents et de réunir fréquemment toute l'équipe. Ces petites initiatives feront en sorte que vos travailleurs se sentent soutenus et valorisés.

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Parlez avec d'autres propriétaires et gestionnaires d'entreprises virtuelles pour connaître leurs opinions

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Il est toujours utile de partager des opinions et des expériences avec ceux qui sont montés à bord du même bateau ou qui ont été à ta place. Écoute ceux qui ont plus de temps dans le monde numérique et aide ceux qui cherchent un conseil pour démarrer leurs affaires. La réciprocité est quelque chose d'inestimable dans l'entrepreneuriat.

Demandez des conseils à d'autres propriétaires d'entreprises virtuelles sur la façon de gérer une entreprise avec ces caractéristiques et partagez vos propres recommandations pour générer des idées. Vous pouvez le faire de manière personnelle dans des forums et des événements spécialisés, mais envisagez également l'utilisation de la technologie comme canal de communication et de socialisation. Un blog ou un vidéoblog sur YouTube, par exemple.

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Diriger des équipes à distance comporte des défis nouveaux et uniques. Ce qui fonctionne dans un cadre en présentiel ne donne pas toujours les mêmes résultats dans un cadre à distance. Par exemple, on ne peut pas entrer dans un bureau pour poser et répondre aux questions, et le manque d'interaction en face à face peut générer de la méfiance, des erreurs d'interprétation et un certain degré de confusion parmi les membres d'une équipe, en raison d'un apparent manque de leadership.

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Célébrez les victoires et les résultats positifs

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Récompensez les employés pour un travail bien fait et maintenez la motivation de votre équipe à distance en reconnaissant les succès; envoyez des messages de remerciement et offrez des incitations uniques, comme du temps libre supplémentaire ou une carte-cadeau Amazon pour améliorer leur espace de travail.

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Les propriétaires et les dirigeants d'entreprises peuvent utiliser ces stratégies pour diriger avec succès une entreprise à distance. Encouragez ainsi les équipes à distance et créez un environnement de travail idéal pour continuer à aspirer à de meilleurs objectifs et à des buts plus ambitieux, sans perdre de vue la satisfaction des collaborateurs.

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Établir des dynamiques de travail bien définies

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Assurez-vous que les employés sachent à quel moment ils doivent se connecter au travail et comment ils doivent structurer leurs horaires de travail pour respecter les délais des projets et les réunions. Utilisez l'un de ces outils de gestion de projet pour définir clairement le flux de travail de chaque personne ou équipe.

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Ces outils peuvent aider les employés à mettre à jour leurs tâches en temps réel, à partager et accéder facilement aux informations, à envoyer des messages liés à des projets spécifiques et à se tenir au courant de leurs objectifs.

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Pour être connecté avec chaque domaine de votre entreprise, avec des flux de travail et des processus, nous recommandons les outils suivants :

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Les outils et la technologie importants dont vous aurez besoin pour gérer une main-d'œuvre à distance incluent des outils de chat et de collaboration en équipe (par exemple, Slack), des logiciels de vidéoconférence, des outils de partage d'écran, des systèmes de gestion de projets pour suivre les tâches importantes, des applications de suivi du temps et plus encore.

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Restez connecté

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Utilisez des plateformes de vidéoconférence et de messagerie pour programmer des réunions et maintenir le contact avec les employés et collègues pendant la journée de travail. Planifier les réunions par messagerie ou vidéo contribue à ce que les employés restent motivés et concentrés sur leurs tâches, et à se sentir plus connectés à leur travail.

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Nous recommandons de répondre à ces questions pour améliorer la communication :

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Les réponses t'aideront à structurer une stratégie de communication et de connectivité pour améliorer le rendement des équipes et maintenir l'information en circulation. Ainsi, tu éviteras la formation de silos ou de compartiments d'information qui entravent les processus créatifs et productifs.

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Favorise la socialisation

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Planifiez des réunions virtuelles et des rencontres à distance pour élever le moral, éviter l'épuisement et promouvoir la communication entre les membres de l'équipe.

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Ces sessions peuvent inclure des interviews avec des invités, des discussions éclair avec différents membres de l'équipe ou simplement des sessions de détente et de convivialité, comme on a l'habitude de le faire dans les bureaux à l'heure du café. Elles abordent des sujets d'intérêt général, la vie familiale et les intérêts du groupe. Et n'oubliez pas que bien que ce soit un espace de socialisation, si une bonne idée liée au travail surgit, c'est le bon moment pour la partager.

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Cherchez la transparence dans vos relations avec les collaborateurs

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Les employés regardent souvent les leaders comme des exemples de comportement sur le lieu de travail. Si vous êtes ouvert et honnête, par exemple, il est plus probable qu'ils soient ouverts et honnêtes avec vous. Si la transparence fait partie de la culture de votre équipe, il est plus facile de créer de la confiance avec tous les employés et de s'assurer qu'ils se sentent à l'aise avec toute question ou préoccupation.

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Assurez-vous que votre transparence s'étende de manière égale à tous les membres de l'équipe. Par exemple, si vous avez des nouvelles à partager, garantissez que tous les membres de l'équipe le sachent en même temps. De cette manière, vos employés à distance ne sentiront pas qu'ils sont les derniers à être informés de ce qui se passe au bureau, ou que vous leur cachez intentionnellement des informations.

Comment obtenir les meilleures performances de vos équipes à distance

Profitez de ces conseils pour obtenir le meilleur rendement de vos employés à distance, renforcer la relation avec chacun d'eux et améliorer la satisfaction, l'engagement et la productivité de l'équipe.

Développez une expérience d'intégration virtuelle

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Préparez vos nouveaux employés au succès grâce à l'intégration virtuelle. Les programmes de vidéoconférence comme Zoom, les outils de communication en équipe, le stockage de documents en collaboration, les outils de gestion du flux de travail et les réseaux privés virtuels (VPN) sont importants pour maintenir les collaborateurs organisés, productifs, sécurisés et engagés tout en travaillant depuis chez eux.

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Si nécessaire, préparez un programme de formation dans lequel vous intégrez les nouveaux talents embauchés dans votre schéma de travail virtuel. Incluez des sujets tels que la sécurité des données, la communication sécurisée, les protocoles de communication, pour ne mentionner que quelques sujets fondamentaux dans le monde numérique.

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Si vous souhaitez apprendre d'autres conseils pour travailler à distance, ce blog vous aidera à découvrir comment être plus productif en travaillant depuis chez vous.

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Encouragez les employés à créer un espace de travail dédié

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Vous pouvez planifier des séances avec votre équipe pour parler de leur espace de travail : ce qu'ils aiment le plus, comment ils pourraient l'améliorer, quels besoins technologiques ils aimeraient satisfaire à court terme.

‍‍Ensuite, aidez vos collaborateurs à atteindre leurs objectifs. Envisagez de contribuer aux frais de bureau à domicile. De cette manière, vous pouvez renforcer le sentiment d'appartenance à l'entreprise, malgré la distance.

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Évitez la microgestion

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Une partie de l'attrait du travail à distance est l'autonomie et la propriété. Si possible, envisage de te concentrer sur les résultats plutôt que sur les heures travaillées, les niveaux d'activité visibles ou la microgestion. Programme des réunions périodiques de l'équipe virtuelle, quotidiennes ou hebdomadaires ; elles sont le moment idéal pour clarifier les malentendus et identifier les problèmes potentiels dès le début.

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Faites en sorte que les réunions de votre équipe distribuée soient plus orientées vers l'action et plus attrayantes. Essayez de réaliser des exercices pour briser la glace, des activités de création d'équipe et favorisez un environnement de sécurité psychologique.

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Microgérer les employés à distance peut être stressant pour les deux parties et les employés peuvent sentir qu'on ne leur fait pas confiance pour l'exécution de leur travail. À la place, concentrez-vous sur les résultats et les objectifs plutôt que sur l'activité visible et les heures travaillées. Tant que l'employé fait bien son travail et à temps, son style de travail peut être sans importance.

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En même temps, il est important que les employés à distance ne profitent pas de leur autonomie en perdant du temps et en ignorant leur charge de travail. Il est possible que certains employés n'aient pas la discipline nécessaire pour le travail à distance, et il est essentiel de reconnaître ce comportement rapidement avant qu'il n'affecte la productivité de l'équipe.

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Offre et demande des retours

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Fournir des commentaires constructifs et positifs peut aider les employés à rester sur la bonne voie et à améliorer leur performance au travail. De plus, demander aux employés comment vous pouvez mieux les soutenir à distance peut vous aider à identifier les angles morts dans votre style de gestion.

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Lorsqu'on est occupé, il est facile d'annuler ou de reporter des événements apparemment non essentiels, comme les conversations individuelles. Cependant, ces réunions sont cruciales pour gérer efficacement les équipes à distance. En effet, les employés à distance manquent souvent de petites mises à jour et de réunions ad hoc, qui se produisent au cours de la journée, et peuvent ne pas être aussi à jour que les employés locaux.

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Faites tout votre possible pour organiser des réunions individuelles à la même heure avec une périodicité hebdomadaire ou bimensuelle, et accordez à chaque employé à distance au moins une demi-heure de votre attention totale pour qu'il puisse poser des questions, exprimer des préoccupations ou partager ses idées.

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Établir une relation solide avec chaque membre de l'équipe

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Lorsque vous gérez des employés à distance, connaissez-les de la même manière que vos employés non distants, y compris leurs passe-temps, intérêts et aspirations professionnelles.

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Bien que vous vous sentiez pressé de vous concentrer sur les affaires lors d'un appel ou d'une vidéoconférence, réservez toujours quelques minutes pour une petite conversation au début ou à la fin de vos réunions, comme vous le feriez lors de réunions en personne. Le simple fait de demander comment s'est passé le week-end d'un employé, de discuter de sa famille ou de s'enquérir de ses projets pour de prochaines vacances peut l'aider à se sentir plus à l'aise avec vous et à développer une connexion personnelle.

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Intégrez les employés à distance

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Dans les entreprises qui ont un modèle de travail hybride, il peut y avoir des situations où les employés à distance sont exclus des discussions significatives sur les objectifs, les visions et les plans de l'entreprise, et ils peuvent commencer à se sentir aliénés et sous-estimés. Envoyez périodiquement des enquêtes de satisfaction des employés pour mesurer comment se sentent les collaborateurs à distance dans leur environnement de travail.

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Conclusion...

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Le télétravail est un défi pour toute entreprise. Cependant, il peut être très bénéfique pour celles qui parviennent à s'adapter à la technologie que nous avons à notre disposition.

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Si vous souhaitez démarrer une entreprise virtuelle ou si vous avez déjà une entreprise et que votre équipe rencontre des problèmes avec le travail à distance, essayez certains de ces conseils pour retrouver la bonne voie et évoluer rapidement.

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Rappelle-toi que le futur, c'est maintenant, et la révolution technologique et numérique ouvre de nouveaux horizons pour les entreprises et le travail.