Erreurs courantes dans les relevés d'emploi et comment les éviter

Apprenez des erreurs des autres dans cet article de blog perspicace. Nous disséquons les erreurs courantes dans les Relevés d'emploi et fournissons des conseils pratiques pour les éviter. Renforcez vos processus RH et assurez une documentation fluide.

Un relevé d'emploi (RE) est un document important que les employeurs sont tenus de fournir lorsqu'un employé quitte son emploi. Il est utilisé par Service Canada pour déterminer l'admissibilité d'un employé aux prestations d'assurance-emploi (AE). Malgré son importance, de nombreux employeurs commettent des erreurs lors de la rédaction et de la soumission des RE, entraînant des retards dans le traitement et des répercussions financières potentielles.

1. Informations inexactes ou manquantes

Une des erreurs les plus courantes est de ne pas fournir des informations précises et complètes sur le RE. Assurez-vous que tous les détails personnels de l'employé, tels que son nom, son numéro d'assurance sociale (NAS) et son adresse, sont correctement saisis. Vérifiez qu'il n'y a pas de fautes d'orthographe et croisez les informations avec les dossiers de l'employé pour éviter les divergences.

2. Raison incorrecte pour l'émission d'un REE

Lors de l'émission d'un RE, il est crucial d'indiquer avec précision la raison de la séparation de l'emploi. La raison sélectionnée détermine l'admissibilité de l'employé aux prestations d'AE. Choisir la mauvaise raison peut entraîner des retards ou des refus de prestations. Familiarisez-vous avec les différents codes et consultez le site Web de Service Canada pour vous assurer de sélectionner le code approprié.

3. Soumission Tardive

Les employeurs doivent soumettre un REE dans les cinq jours civils suivant la fin de la période de paie au cours de laquelle l'interruption de rémunération de l'employé se produit. Le non-respect du délai de soumission du REE peut entraîner des pénalités et des retards inutiles dans le traitement de la demande d'AE de l'employé. Mettez en place des processus pour garantir une soumission en temps opportun, tels que la définition de rappels ou l'utilisation d'un logiciel RH qui automatise la génération de REE.

4. Défaut de délivrer des REE pour des absences courtes

Les employeurs négligent souvent de délivrer des REE pour les absences de courte durée, telles que les congés de maladie ou de vacances. Mais il est essentiel de délivrer un REE chaque fois qu'un employé subit une interruption consécutive de sept jours de rémunération. Cela inclut les périodes de maladie, d'invalidité, de congé de maternité ou parental, ou tout autre congé admissible. Ne pas délivrer un REE pour ces situations peut entraîner des complications si l'employé demande plus tard des prestations d'AE.

5. Historique d'emploi inadéquat

La section historique de l'emploi du REE fournit des informations cruciales sur les revenus et les heures assurables d'un employé. Les employeurs doivent déclarer avec précision les dates de début et de fin de chaque période d'emploi, la raison de la séparation et tout revenu versé pendant cette période. Un historique de l'emploi incomplet ou inexact peut entraîner des calculs incorrects des prestations d'AE et des litiges qui gaspillent du temps et des ressources.

6. Manque de communication avec les employés

Une communication ouverte et efficace avec les employés est essentielle en ce qui concerne les RE. Assurez-vous que vos employés comprennent l'objectif d'un RE et comment il affecte leur droit aux prestations d'AE. Informez-les de leurs droits et responsabilités, comme la déclaration des revenus pendant qu'ils sont sur l'AE, et assurez-vous qu'ils ont accès aux ressources et au soutien nécessaires.

7. Défaut de Tenir des Registres

Une tenue de dossiers précise est cruciale dans la gestion des ressources humaines, en particulier en ce qui concerne les REO. Conservez une copie de tous les REO émis et des documents justificatifs, tels que les talons de paie ou les registres de congés. Cela vous aidera à résoudre toute divergence ou tout litige pouvant survenir à l'avenir et servira de preuve de conformité aux exigences de tenue de dossiers.

Éviter ces erreurs courantes liées au REE aidera à rationaliser vos processus RH, à maintenir une documentation précise et à garantir une expérience fluide pour vos employés et Service Canada. En investissant du temps et des efforts pour comprendre et mettre en œuvre les meilleures pratiques pour les REE, vous pouvez grandement réduire les risques d'erreurs et éviter à votre organisation des pénalités et des retards potentiels.

Rappelez-vous, la complétion précise et en temps opportun des REE ne bénéficie pas seulement à vos employés en garantissant qu'ils reçoivent les prestations d'AE auxquelles ils ont droit, mais elle protège également la réputation de votre organisation et démontre votre engagement envers la conformité. Alors, prenez note de ces principales erreurs de REE et faites-en de simples ombres du passé. Renforcez vos processus RH, évitez ces écueils et naviguez avec confiance dans le monde de la documentation des Relevés d'Emploi.