Todo lo que necesitas saber sobre el equivalente a tiempo completo

Si quieres dirigir un negocio, o ya tienes uno, dos cosas importantes y habilidades que necesitas dominar son los acrónimos y las matemáticas. ¿Por qué? Porque, si no sabes sobre estas cosas, ¿cómo vas a saber cómo calcular 0.5 FTE? ¿O el 85% de una semana laboral que dura 35.5 horas? ¿Y qué es PTO? ¿Y ALE? Apuesto a que te sientes bastante estresado en este momento, tu cabeza debe estar doliendo... Pero no te preocupes, por suerte estamos aquí para ti y en este artículo encontrarás las respuestas a todas tus preguntas.

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Comencemos diciendo por qué todo esto es TAN IMPORTANTE... FTE es una medida útil porque ayuda a los analistas de presupuesto y a los gerentes de proyecto a estimar los costos laborales... ¿Laborales qué??

¡Costos laborales! Porque, al comprender cuántos trabajadores a tiempo completo necesita una empresa para realizar ciertas tareas y el monto aproximado de sus salarios, los analistas de presupuesto y los gerentes de proyecto pueden prever mejor los fondos que necesitarán para continuar el trabajo de la empresa o un proyecto determinado para el próximo año.

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¿Y la pregunta del millón de dólares… QUÉ ES FTE? ¿QUÉ DIABLOS ES ESO?

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Su empleado FTE es alguien que trabaja toda la semana laboral y su total de horas trabajadas es de 2,800 horas por año, desglosándose en 5 días a la semana, 8 horas por día. Un término típico de una semana laboral de 40 horas es algo con lo que seguramente está familiarizado. Aunque en algunos casos, los empleados consideran 37,5 horas una semana laboral a tiempo completo, porque no incluyen el descanso obligatorio diario de 30 minutos en el total.

Sin embargo, no todos los empleados trabajan a tiempo completo. Algunos son trabajadores a tiempo parcial, otros solo trabajan durante ciertos meses del año, otros tienen horarios flexibles, otros trabajan durante un proyecto, y así sucesivamente. Y es precisamente por esto que se ha introducido esta métrica, FTE es una unidad de medida que te ayuda a contar las horas trabajadas por todo tipo de trabajadores, y también se utiliza para calcular cuántas personas deberías contratar cuando planificas un proyecto o una campaña.

Fuera del entorno empresarial, FTE también se utiliza para medir la carga de clases de un estudiante o su participación en un proyecto escolar… Parece que nunca dejamos la escuela atrás. 

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Está bien, pero... ¿Qué es entonces un empleado equivalente a tiempo completo? 

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Considerando que la unidad de medida FTE se basa en el número total de horas trabajadas, puede que no indique el número real de personas que trabajan en una empresa. Aquí hay una guía rápida de cómo los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial pueden equivaler a 1 empleado equivalente a tiempo completo: 

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• 1 empleado a tiempo completo trabajando 1 horario oficial a tiempo completo = 1 empleado equivalente a tiempo completo

• 2 empleados a tiempo parcial que trabajan exactamente la mitad del horario oficial de tiempo completo de la empresa = 1 empleado equivalente a tiempo completo

• 4 empleados a tiempo parcial que trabajan exactamente una cuarta parte del horario oficial a tiempo completo de la empresa = 1 empleado equivalente a tiempo completo

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Para rastrear las horas de trabajo de los empleados y decidir si sus empleados son equivalentes a tiempo completo, hay muchas herramientas excelentes para rastrear equipos.

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¿Esto realmente tiene un propósito?

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La respuesta es SÍ. Digamos que necesitas calcular la cantidad total de horas, tiempo y dinero requeridos para que tu negocio funcione exitosamente. FTE es la respuesta, el equivalente a tiempo completo te ayudará a hacer esto. 

También te permite hacer los cálculos al revés. Si un proyecto requiere, no sé, 600 horas, y solo quieres contratar empleados a tiempo completo, eso significa que necesitarás 15 semanas para que una persona lo termine, o 7,5 si dos personas lo están haciendo, etc...  Los recursos humanos a menudo utilizan esta métrica para tomar decisiones de personal para toda la empresa.

Además, varios programas federales tienen diferentes formas de calcular el FTE, y estos cálculos se utilizan para determinar:

• Elegibilidad para el Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP, otro acrónimo para su lista y uno muy importante para su negocio)

• Si un empleador es un Empleador Grande Aplicable (ALE) para el año fiscal.

• Y también para que los propietarios de pequeñas empresas vean si pueden solicitar un crédito fiscal por el 50% de las primas de atención médica pagadas por el empleador. 

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Ahora hablemos de otros acrónimos con números… FTE 100%. ¿Qué es eso?

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Un FTE 100% es un empleado a tiempo completo, el que trabaja todas las semanas laborales de 40 horas, los trabajadores a tiempo completo o varias personas cumpliendo con las tareas de un puesto a tiempo completo y es una medida estándar que utilizarás para calcular el tiempo, dinero o empleados necesarios para finalizar un proyecto. Como mencionamos, algunos empleados consideran que 37.5 es la semana laboral estándar, que es el número de horas realmente trabajadas cuando excluyes los descansos.

A veces, una persona puede ser tu FTE al 100%, o FTE 1.0, que es otra forma de llamarlo. Un cálculo de FTE para todos los empleados de una empresa necesita ser redondeado hacia abajo al número entero más cercano (generalmente, 1.0 FTE o mayor).

Por otro lado, el FTE para empleados individuales puede ser:

• 80% (0.8) FTE

• 75% (0.75) FTE

• 70% (0.7) FTE

• 50% (0.5) FTE

•Cualquier otra equivalencia de FTE de un horario de trabajo más corto que el 100% FTE

Puede crear varias combinaciones, dependiendo de las necesidades de su negocio.

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Así que toda esta información suena genial, pero lo más importante es cómo puedes calcular el FTE.

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Calcular tu FTE no es tan difícil. Solo necesitas sumar la cantidad total de horas trabajadas por todos tus empleados y dividirla por 40h. El número que obtienes debe redondearse a dos decimales. ¡Y TA DA! Esa es toda la magia.

¿Quieres calcular cuánto te costará contratar empleados en el extranjero? Hay varias herramientas en línea llamadas "calculadoras de empleo" para obtener una estimación de tus costos totales para empleados en diferentes países.

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Resumiendo… 

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FTE tiene muchos usos y métodos de cálculo diferentes dependiendo de por qué quieres calcularlo. Te ayudará a planificar un proyecto o tu trabajo de acuerdo con los plazos y tu presupuesto.

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En conclusión, tener FTEs precisos para todos sus empleados también ayudará a los empleadores a determinar las responsabilidades hacia ellos, sus tasas de PTO y si el negocio es elegible para ciertos programas federales. Una vez que decida por qué desea usar FTE, identifique el método de cálculo apropiado y sígalo.